L’Utente dovrà qui registrare i dati relativi alla sua produzione di operazioni cliniche: a) già eseguite; b) relative a periodi la cui lunghezza è di sua scelta, si consiglia però la giornata; c) raggruppate per “Tipologia”.
La parola “Tipologia” indica ciò che, nella terminologia clinica, è definito “specialità” o “branca” dell’odontoiatria.
Nell’attuale versione di Agenda della sera ® sono disponibili le seguenti tipologie, non modificabili dall’Utente:
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* in questa tipologia confluiscono le visite e gli esami strumentali.
I dati da inserire riguarderanno: a) il tempo dedicato alle operazioni; b) il loro valore economico (i prezzi); c) i loro costi variabili (detti “Consumi”). Per inserire una nuova operazione, cliccare il pulsante "Inserisci nuova operazione"; per modificare un operazione già inserita, cliccare sull'icona della matita a destra della riga dell'operazione; per cancellare un'operazione già inserita cliccare sull'icona della "X" rossa, a destra della riga dell'operazione.
4.1) Il giusto approccio alla registrazione dei dati
La logica di fondo delle registrazioni è rispecchiata nello stesso nome del programma: “mettere in bella copia” quanto fatto nel corso della giornata, cosa che dovrebbe venire meglio se fatta a “mente fredda” alla sua fine. Con ciò non si vuole imporre di registrare solo la sera (o la mattina dopo): chi lo desidera può senza problemi trascrivere nel programma quanto ha fatto subito dopo ogni operazione eseguita nella giornata. L’importante è non “perdere per strada” le informazioni. A tal fine, potrebbe essere consigliabile, specie nelle situazioni più articolate (studi con più poltrone), predisporre una scheda giornaliera (stampata) con la quale raccogliere i dati man mano che si eseguono le operazioni e, la sera (o la mattina dopo, o dopo una settimana o più), rivederle e trascriverle in Agenda della sera ®. Un esempio per la scheda in questione può essere il seguente (è un fac-simile della pagina Agenda), ma ognuno si potrà creare il suo:
4.2) La scelta del periodo di registrazione delle operazioni
Premesso che, per evitare dimenticanze, l’ideale è registrare giorno per giorno, si deve sapere che il programma offre gli stessi risultati anche con registrazioni “cumulate”, ad esempio per più giornate, il mese e perfino per l’intero anno. In tutti i casi, la qualità dei risultati dipenderà dall’attendibilità di quanto inserito, cosa che dipende esclusivamente dalla diligenza dell’Utente. Per esemplificare, se l’altro ieri (es. il 17 ottobre 2016 trovandosi al 19) si sono eseguite tre operazioni di conservativa, rispettivamente della durata di 60, 40 e 35 minuti (tot. 135), e di prezzo 120 le prime due e 100 la terza (tot. 340), e ieri (es. il 18 ottobre 2016) altre due, la prima durata 45 minuti e la seconda 50 (tot. 95), prezzo 120 per ognuna (tot. 240), sarà indifferente inserirle nella pagina dell’Agenda:
o così (inserimento giorno per giorno),
o così (le operazioni della conservativa di due giornate sono state inserite raggruppandole in una sola riga recante la data più recente), l’esempio è valido per gli inserimenti di ogni altra tipologia e ogni altro periodo più lungo delle due giornate esemplificate (settimane, mesi o l’intero anno),
4.3) Il significato del “Numero operazioni” (NR. OP.NI)
Al momento dell’inserimento del “NR. OP.NI”, si pensi al numero di operazioni “unitarie” (cioè ben riconoscibili) riferibili alle varie tipologie. In caso di esecuzione di una seduta nella quale si eseguissero più operazioni appartenenti a una sola tipologia, si scriverà in Agenda una sola riga riportante tale numero; in caso di seduta ove si eseguissero operazioni di più tipologie, si dovranno scrivere tante righe in Agenda quante sono le tipologie, ognuna riportante il numero di operazioni pertinente. Per le operazioni unitarie che coinvolgono più elementi dentari, es. l’impronta e la prova nella protesi, si consiglia di considerarle, come numero, pari a una.
4.4) Quale tempo in minuti? (TEMPO MIN)
Si consiglia di inserire un tempo operazione che contempli anche una parte dovuta al “riordino” della sala. Il criterio qui è infatti economico, non clinico, e la logica è quella di assegnare alle singole operazioni il tempo in cui la risorsa “sala operativa” è rimasta “bloccata” per il paziente che ha ricevuto l’operazione. Se si volesse utilizzare qualche altra nozione di “tempo odontoiatrico”, lo si faccia pure, purché una volta sceltane una la si mantenga per l’intero anno.
4.5) Il valore “Valorizzato” delle operazioni
Come ben spiegato nel corso, non tutte le operazioni cliniche eseguite sono “Valorizzate”, cioè recano, al momento dell’ultimazione, un prezzo da poter chiedere al paziente. Possono essere numerose le operazioni cliniche eseguite senza che, alla loro conclusione, ci sia la possibilità di chiedere un prezzo a chi le ha ricevute. Si tratta di quelle che per volontà del dentista sono eseguite gratuitamente, e di quelle che per loro natura non possono essere valorizzate, si pensi alle c.d. “intermedie” nell’esecuzione di una protesi (es. impronta, prova), ma più in generale a tutte quelle che, di per sé, non consegnano all’esecuzione un risultato “finale” al paziente. Si noti bene che tali ultime operazioni, quelle che “non hanno un prezzo” (meglio: un valore), hanno però sempre un costo: l’inserimento in Agenda serve appunto per tenerne conto.
Esemplificando, se il giorno 18 ottobre 2016, oltre alle otturazioni del punto 4.2, si fosse anche rilevata un’impronta per una prossima importante protesi, e tale operazione fosse durata 90 minuti, e si fossero infine fatte due visite, ognuna durata 30 minuti ma solo per una si sono chiesti 50 €., così si dovrà presentare la pagina Agenda dopo gli inserimenti (nell’esempio gli inserimenti sono fatti per la singola giornata, ma si tenga sempre presente quanto spiegato al punto 4.2):
Un’anticipazione per i più impazienti
Agenda della sera ® è già in grado, anche se i dati di esempio finora inseriti non sono completi, mancando la parte dei costi variabili o “Consumi”, di fornire le prime interessanti analisi. Innanzitutto, recandosi nella pagina dei Costi fissi si potrà osservare che in base ai dati di esempio proposti al punto 3, si ricordi che nell’esempio ci si trova al 19 ottobre, il calcolo del “costo orario” a quella data è pari a circa €. 39. Arrotondiamolo a €. 40 e andiamo a “sbirciare” la pagina de l’Analisi economica…
Dopo l’inserzione manuale dell’importo del costo orario nell’apposita casella (i 40 €.) e la pressione del pulsante “Salva”, si vedrebbe quanto rappresentato nell’immagine.
5) L’inserimento dei costi variabili o “Consumi”
La pagina Agenda del programma offre dettagliate soluzioni per la registrazione dei costi variabili o “Consumi”. Il livello di dettaglio non è strettamente necessario per il calcolo finale, quello visibile nella pagina Analisi economica, ma si è ritenuto comunque utile dare all’Utente uno strumento capace di fargli osservare le differenze fra i vari tipi di tali costi, per una migliore comprensione dell’economia e del rendimento delle varie tipologie.
Come già anticipato, e come spiegato nel corso, per costi variabili si definiscono: a) quelli relativi ai vari materiali impiegati direttamente nell’esecuzione delle operazioni cliniche; b) i costi per i lavori protesici e ortodontici eseguiti dai laboratori; c) le parcelle per le operazioni affidate all’esecuzione da parte di eventuali collaboratori clinici (dentisti e igienisti dentali).
I materiali clinici vanno divisi in due categorie: 1^) quelli impiegati per una sola tipologia di operazioni; 2^) quelli impiegati per tutte le tipologie. Sorgerà anche la necessità di assegnare uno stesso materiale a due tipologie, esempio classico i fogli della diga qualora questi siano impiegati per la conservativa e per l’endodonzia.
In Agenda della sera ®, nella pagina Agenda, è proposta una divisione dei materiali clinici fra i “Consumi della tipologia” e gli “Altri consumi individuali”. Questi ultimi vanno intesi come i materiali particolarmente costosi, quali gli impianti. Si tratta di una divisione fatta al solo scopo di migliorare la “lettura” di tali costi, da ritenersi quindi facoltativa, in quanto l’Utente può liberamente decidere di inserire i costi di ogni tipo di materiale nella sola colonna dei “Consumi della tipologia”, trascurando quella degli “Altri consumi individuali”.
Riprendendo i dati dell’esempio che si sta sviluppando, si consideri che nelle due giornate di produzione (il 17 e il 18 ottobre), siano state aperte le seguenti confezioni nuove (si veda la nota a fine paragrafo): il 17 una scatola di quanti di lattice costata €. 8 (consumo che si sostiene per TUTTE le tipologie di operazioni), e una siringa di composito per otturazioni, costata €. 40 (consumo che si sostiene per la sola conservativa); il 18 una siringa di silicone per impronta, del valore di €. 80 (consumo che si sostiene per la sola protesi). Inoltre, per l’impronta presa il giorno 18 il laboratorio ha inviato un cucchiaio individuale al costo di €. 35, e per una delle due otturazioni del 18, essendo stata eseguita da un collaboratore è maturata una percentuale di €. 36 (il 30% di 120). Ai fini dei calcoli che il programma sviluppa nella pagina Analisi economica, sarà indifferente procedere all’inserimento di questi consumi nei due modi che illustreremo di seguito:
o così,
si noti che con tale modalità di registrazione i consumi sono subito individuabili, in quanto le rispettive righe non indicano: il numero di operazioni, il tempo, il valorizzato (tutti questi campi sono infatti uguali a 0),
o così,
la differenza, rispetto al precedente esempio, è che qui il costo dei consumi è stato inserito nelle righe delle operazioni eseguite cui afferiscono. Con questa modalità di inserimento dei consumi si risparmiano righe ma si potrebbe perdere in chiarezza. Si noti, cosa importante, che l’inserimento della scatola di guanti è invece identico per le due modalità. Infatti, la tipologia TUTTE non è “operativa” ma serve solamente per l’inserimento dei molti consumi simili ai guanti (es. il c.d. “monouso”).
Nota al paragrafo: in luogo di procedere all’inserimento dei costi dei consumi al momento dell’apertura delle nuove confezioni per i materiali, a quello di consegna del lavoro al paziente per i laboratori e a quello di esecuzione delle operazioni (“maturazione”) per le parcelle ai collaboratori clinici, si potrebbe procedere, per semplicità ma perdendo in precisione, basandosi sulle date di ricevimento dei materiali o su quelle delle fatture ricevute.